فراموششدن اقدام بعدی فروش
پس از ثبت لید یا استعلام، قانون فعال میتواند تسک پیگیری بسازد تا اقدام بعدی فقط به حافظه کارشناس وابسته نباشد.
تسک خودکار CRM برای پیگیری لید و فروش
ماژول تسک خودکار سپند، رویدادهای واقعی CRM مانند ثبت لید، ایجاد استعلام و ارسال پیشنهاد نرخ را به وظیفه پیگیری با مسئول، اولویت و موعد مشخص تبدیل میکند. تسک ساختهشده در همان سیستم اصلی وظایف قرار میگیرد و به پرونده مرتبط متصل میماند.
کاربران مجاز، فهرست قوانین آماده ساخت تسک را در بخش فرایندها میبینند و هر قانون را برای سازمان خود فعال یا غیرفعال میکنند. به این ترتیب اجرای پیگیریهای استاندارد از حافظه افراد جدا میشود، بدون آنکه فهرست وظایف موازی یا تعریف جداگانهای برای تسک ایجاد شود.
مسئله و راهکار
تسک خودکار CRM چه مشکلاتی را حل میکند؟
در تیم فروش، ثبت لید یا ارسال پیشنهاد بهتنهایی کافی نیست؛ ارزش واقعی زمانی ایجاد میشود که اقدام بعدی در موعد مناسب و برای فرد درست مشخص باشد. ساخت دستی تسک پس از هر رویداد، با افزایش تعداد پروندهها به نقطهای پرریسک تبدیل میشود.
چالش رایج کسبوکار
وقتی پیگیری به حافظه کارشناس یا یادداشتهای شخصی وابسته باشد، بعضی لیدها بدون تماس بعدی میمانند، استعلامها فراموش میشوند و مدیر دیر متوجه توقف پرونده میشود. تسک خودکار، رویداد ثبتشده در سیستم را به اقدام قابلپیگیری تبدیل میکند.
نامشخصبودن مسئول پیگیری
تسک بر اساس زمینه پرونده به مالک استعلام یا کارشناس لید واگذار میشود؛ اگر هنوز کارشناس لید تعیین نشده باشد، ایجادکننده لید مسئول خواهد بود.
پروندههای بدون پیگیری آینده
قوانین زمانبندیشده، لیدها و استعلامهای فعال بدون تسک آینده را بررسی میکنند تا پرونده متوقفشده زودتر وارد چرخه اقدام شود.
- پیگیری منظمتر لید و استعلام
- مسئول و موعد روشن برای هر اقدام
- کاهش وابستگی فروش به یادآوری دستی
امکانات اصلی
امکانات ماژول تسک خودکار و پیگیری هوشمند سپند
این ماژول میان رویدادهای CRM و سیستم موجود وظایف ارتباط برقرار میکند؛ قانون تعیین میکند چه زمانی تسک ساخته شود، به چه کسی برسد و در کدام پرونده قابل مشاهده باشد.
ساخت خودکار تسک پس از ثبت لید
با ایجاد لید جدید، قانون فعال یک تسک پیگیری متصل به همان لید میسازد. موعد پیشفرض پیگیری اولیه یک ساعت بعد است تا تماس یا ارزیابی نخست از قلم نیفتد.
پیگیری خودکار استعلام جدید
پس از ثبت استعلام، تسک پیگیری در پرونده همان استعلام ایجاد و به مالک آن اختصاص داده میشود؛ بنابراین مسئول اقدام بعدی از ابتدا مشخص است.
پیگیری پس از ارسال پیشنهاد نرخ
ارسال پیشنهاد نرخ میتواند قانون پیگیری دو روز بعد را فعال کند تا تیم فروش برای دریافت پاسخ مشتری یا ادامه مذاکره اقدام مشخصی داشته باشد.
شناسایی لید بدون تسک آینده
بررسی دورهای، لیدهای فعال فاقد تسک آینده را پیدا میکند و بر اساس قانون فعال برای آنها پیگیری زماندار میسازد.
شناسایی استعلام بدون اقدام بعدی
استعلامهای فعال بدون تسک آینده و بدون معافیت معتبر در کنترل زمانبندیشده قرار میگیرند تا پرونده فروش بدون اقدام رها نشود.
انتساب هوشمند به مسئول پرونده
برای استعلام، مالک پرونده و برای لید، کارشناس منتسب انتخاب میشود. در نبود کارشناس لید، ایجادکننده لید بهعنوان مسئول تسک در نظر گرفته میشود.
موعد، ساعت و اولویت مشخص
هر قانون میتواند تأخیر زمانی، ساعت سررسید و اولویت تسک را تعیین کند تا وظیفه ساختهشده فقط یک عنوان نباشد و زمان اقدام نیز روشن بماند.
استفاده از همان سیستم وظایف سپند
تسک خودکار یک موجودیت جدا یا فهرست موازی نمیسازد. وظیفه در همان جدول، تقویم، داشبورد و پروندهای دیده میشود که تسکهای دستی مدیریت میشوند.
فعال و غیرفعالسازی برای هر سازمان
قوانین آماده در زیرمنوی فرایندها نمایش داده میشوند و کاربر دارای دسترسی میتواند هر قانون ساخت تسک را مستقل از سازمانهای دیگر روشن یا خاموش کند.
اعلان به کارشناس مسئول
پس از ساختهشدن تسک، اعلان داخلی برای کارشناس مسئول قابل ارسال است تا وظیفه جدید در کنار سایر پیگیریهای روزانه او قرار گیرد.
کنترل اجرای تکراری
قوانین رویدادی میتوانند از ایجاد دوباره یک تسک باز مشابه جلوگیری کنند و بررسیهای دورهای نیز فقط پروندههای فاقد پیگیری آینده را انتخاب میکنند.
گزارش اجرای قوانین
تعداد اجراهای موفق یا ناموفق، آخرین وضعیت و جزئیات اجرای هر قانون ثبت میشود تا مدیر بداند اتوماسیون در چه پروندهای و با چه نتیجهای عمل کرده است.
داشبورد تصمیمگیری
کنترل قوانین و نتیجه اجرای تسکهای خودکار
اتوماسیون زمانی قابل اعتماد است که مدیر علاوه بر روشنکردن قانون، نتیجه اجرای آن را نیز ببیند. نمای قوانین سپند وضعیت فعالبودن و سابقه اجرا را در سطح همان سازمان نگه میدارد.
فهرست شفاف قوانین ساخت تسک
صفحه تسک خودکار فقط قانونهایی را نشان میدهد که خروجی آنها ساخت وظیفه است؛ نام رویداد، عنوان تسک و وضعیت فعالبودن در یک نمای روشن دیده میشوند.
کنترل مستقل هر قانون
فعال یا غیرفعالکردن یک قانون، فقط تنظیم همان سازمان را تغییر میدهد و بر قوانین شرکتهای دیگر در ساختار چندسازمانی سپند اثر ندارد.
آخرین اجرا و وضعیت نتیجه
آخرین زمان اجرا و وضعیت موفق، ناموفق یا ردشده قانون قابل بررسی است تا خطا یا شرط اجرا بدون حدسزدن پیگیری شود.
آمار روزانه اجرای اتوماسیون
تعداد قوانین فعال، اجراهای موفق امروز و خطاهای امروز به مدیر دید سریع میدهند و مسیر بررسی جزئیات هر اجرا را کوتاه میکنند.
فرایند یکپارچه
اتصال تسک خودکار به CRM، فروش و گردش کار
تسک خودکار جایگزین CRM یا مدیریت وظایف نیست؛ لایه اتصال میان رویداد پرونده و اقدام بعدی است. اطلاعات یکبار در بخش اصلی ثبت میشوند و قانون، همان داده را به وظیفه قابلپیگیری تبدیل میکند.
CRM، لید و مالک پرونده
ثبت لید و اطلاعات کارشناس مسئول، زمینه لازم برای ساخت و انتساب خودکار تسک پیگیری را فراهم میکند.
مشاهده ماژول CRMاستعلام و پیشنهاد نرخ
ایجاد استعلام و ارسال پیشنهاد نرخ، رویدادهایی هستند که میتوانند پیگیری فروش را در موعد مشخص فعال کنند.
مشاهده ماژول Salesگردش کار و مدیریت وظایف
تسک ساختهشده وارد همان سیستم وظایف و گردش کار میشود تا وضعیت، موعد، اعلان و سابقه اقدام در یک مسیر مدیریت شوند.
مشاهده ماژول گردش کار هوشمندمزیتهای عملیاتی
مزایای تسک خودکار برای تیم فروش و CRM
اتصال مستقیم رویداد به اقدام، فاصله میان ثبت اطلاعات و شروع پیگیری را کم میکند و به مدیر اطمینان بیشتری میدهد که پروندههای مهم بدون مسئول و موعد باقی نمیمانند.
- کاهش فراموشی پیگیری لید
- ساخت تسک بدون ورود دوباره اطلاعات
- انتساب خودکار به کارشناس مرتبط
- موعد و اولویت مشخص برای اقدام
- پیگیری منظم استعلام و پیشنهاد نرخ
- شناسایی پرونده بدون تسک آینده
- فعالسازی مستقل برای هر سازمان
- ثبت سابقه و نتیجه اجرای قانون
- حفظ یکپارچگی با تسکهای دستی
مخاطبان ماژول
ماژول تسک خودکار سپند مناسب چه تیمهایی است؟
این ماژول برای مجموعههایی مناسب است که تعداد لید و استعلام آنها رو به افزایش است و میخواهند پیگیری استاندارد را بدون ساخت فهرستهای دستی متعدد اجرا کنند.
تیمهای فروش حملونقل
برای تبدیل ثبت استعلام و ارسال پیشنهاد نرخ به پیگیری زماندار با مسئول مشخص.
کارشناسان CRM
برای اطمینان از اینکه هر لید جدید، اقدام بعدی قابل مشاهده و قابل پیگیری دارد.
مدیران فروش
برای مشاهده قوانین فعال، وضعیت اجرا و پروندههایی که باید وارد چرخه پیگیری شوند.
شرکتهای فورواردری
برای مدیریت حجم بالای استعلام و پیشنهاد بدون اتکا به یادداشت یا حافظه شخصی کارشناسان.
شرکتهای لجستیکی در حال رشد
برای استانداردکردن پیگیریها پیش از افزایش تعداد مشتری، پرونده و نیروی فروش.
سازمانهای چندتیمی
برای اجرای قواعد یکسان پیگیری با تنظیم مستقل و دسترسی کنترلشده در هر سازمان.
راهنماها و راهکارهای مرتبط
از این ماژول در تصمیم و سناریوی درست استفاده کنید
هر لینک یک نیت مستقل دارد: راهنمای انتخاب برای مقایسه گزینهها و صفحه راهکار برای اجرای یک فرایند بینماژولی.
راهکار اتوماسیون فروش حملونقل
نقش تسک خودکار در جریان کامل فروش تا Booking را ببینید.
مشاهده صفحهسؤالات متداول
سؤالات متداول درباره تسک خودکار CRM
پاسخ پرسشهای رایج درباره قوانین ساخت تسک، زمان اجرا، مسئول وظیفه و تفاوت این ماژول با مدیریت دستی وظایف.
تسک خودکار CRM چیست؟
وظیفهای است که پس از یک رویداد مشخص مانند ثبت لید، ایجاد استعلام یا ارسال پیشنهاد نرخ، بر اساس قانون فعال ساخته میشود. این تسک به پرونده اصلی متصل است و مسئول و موعد مشخص دارد.
آیا تسک خودکار از تسکهای عادی جداست؟
خیر. تسک خودکار در همان سیستم وظایف سپند ذخیره میشود و در پرونده مرتبط، فهرست وظایف، تقویم و داشبورد پیگیری قابل مشاهده است. تفاوت فقط در روش ایجاد خودکار آن است.
چه رویدادهایی میتوانند تسک پیگیری بسازند؟
در نسخه فعلی، قوانین آماده برای لید جدید، لید بدون پیگیری آینده، استعلام جدید، استعلام بدون پیگیری آینده و پیگیری پس از ارسال پیشنهاد نرخ در دسترس هستند.
تسک خودکار به چه کسی اختصاص داده میشود؟
تسک استعلام به مالک آن و تسک لید به کارشناس منتسب به لید میرسد. اگر هنوز کارشناس لید تعیین نشده باشد، ایجادکننده لید بهعنوان مسئول انتخاب میشود.
آیا کاربر میتواند قوانین تسک خودکار را مدیریت کند؟
کاربر دارای مجوز میتواند فهرست قوانین سیستمی آماده را در بخش فرایندها ببیند و هرکدام را برای سازمان خود فعال یا غیرفعال کند. در نسخه فعلی این صفحه برای ساخت قانون کاملاً سفارشی طراحی نشده است.
آیا کاربر باید فرمان زمانبندی اجرا کند؟
خیر. در بهرهبرداری صحیح، کاربر نهایی فرمانی اجرا نمیکند. رویدادهای ثبت لید و استعلام از مسیر پردازش صف اجرا میشوند و بررسی پروندههای بدون پیگیری آینده طبق زمانبندی سرور انجام میشود.
چگونه از ایجاد تسک تکراری جلوگیری میشود؟
قوانین رویدادی میتوانند وجود تسک باز مشابه را کنترل کنند. قوانین دورهای نیز پروندهای را انتخاب میکنند که تسک آینده فعال ندارد؛ بنابراین شرط اجرا پیش از ساخت وظیفه بررسی میشود.
تفاوت تسک خودکار با گردش کار هوشمند چیست؟
گردش کار، مراحل و وظایف یک فرایند چندمرحلهای را سازماندهی میکند؛ تسک خودکار یک رویداد مشخص در CRM یا فروش را مستقیماً به اقدام بعدی تبدیل میکند. این دو ماژول مکمل یکدیگرند.
پیگیری خودکار فروش را در سپند ببینید
در جلسه دمو نشان میدهیم ثبت لید، استعلام و پیشنهاد نرخ چگونه به تسک زماندار، مسئول مشخص و سابقه اجرای قابلبررسی تبدیل میشود.