نامشخصبودن آخرین نسخه
نسخه جاری و سوابق اصلاح هر سند در یک محل نگهداری میشوند. کاربران مرتبط میدانند کدام فایل مبنای ادامه کار و تأیید است.
نرمافزار مدیریت اسناد حملونقل سپند
ماژول مدیریت اسناد سپند، فایلها، نسخهها، وضعیت تأیید، مسئول کنترل و مهلت هر سند را به مشتری، Booking و پرونده عملیات حمل متصل نگه میدارد. آخرین نسخه سند در همان پرونده قابل دسترسی است.
این ساختار از پراکندگی اسناد در ایمیل و پیامرسان جلوگیری میکند و به واحدهای اسناد و عملیات کمک میکند فرایند آمادهسازی، اصلاح و تأیید را با سابقه روشن پیگیری کنند.
مسئله و راهکار
نرمافزار مدیریت اسناد حمل چه مشکلاتی را حل میکند؟
ارسال نسخههای متعدد سند در ایمیل و پیامرسان، تشخیص آخرین نسخه و زمان تأیید را دشوار میکند. ماژول اسناد سپند هر فایل را به پرونده مرتبط متصل و تاریخچه اصلاح و وضعیت آن را نگهداری میکند.
چالش رایج کسبوکار
وقتی سند از Booking و عملیات جدا باشد، اصلاحات دیر به افراد مرتبط میرسد و احتمال استفاده از نسخه قدیمی افزایش مییابد. نبود مسئول و موعد روشن نیز میتواند صدور اسناد را به تأخیر بیندازد.
تأییدهای پراکنده و بدون سابقه
وضعیت بررسی و تأیید کنار سند ثبت میشود. این سابقه مشخص میکند سند در چه مرحلهای است و چه اقدامی باید انجام شود.
جدا بودن سند از پرونده حمل
هر سند به مشتری، Booking یا پرونده عملیات مرتبط میشود. تیم برای یافتن فایل و سابقه آن نیازی به جستوجو در منابع جداگانه ندارد.
- دسترسی سریع به آخرین نسخه
- کاهش تأخیر در کنترل اسناد
- تاریخچه روشن اصلاح و تأیید
امکانات اصلی
امکانات ماژول مدیریت اسناد سپند
ابزارهای ماژول اسناد، نگهداری فایل، کنترل نسخه، تعیین مسئول و پیگیری مهلت را در ارتباط مستقیم با پرونده حمل پوشش میدهند.
آرشیو متصل به پرونده
اسناد در کنار مشتری، Booking و حمل مرتبط نگهداری میشوند. این ارتباط، سابقه کامل پرونده را بدون پوشههای پراکنده در دسترس قرار میدهد.
کنترل نسخه اسناد
نسخههای مختلف یک سند در سابقه آن ثبت میشوند. کاربران میتوانند نسخه جاری را از فایلهای قبلی تشخیص دهند و روند اصلاح را مشاهده کنند. در پروندههای حمل دریایی، نرم افزار مدیریت HBL و MBL سپند، اطلاعات این اسناد را در همین چرخه کنترل نسخه، تأیید و آرشیو نگهداری میکند.
ثبت وضعیت بررسی و تأیید
سند میتواند وضعیت روشن مانند در حال بررسی، نیازمند اصلاح یا تأییدشده داشته باشد. این وضعیت اقدام بعدی را برای تیم مشخص میکند.
تعیین مسئول کنترل
برای آمادهسازی یا بررسی هر سند مسئول مشخص میشود. مدیر میتواند بداند سند در اختیار چه کسی است و کدام اقدام هنوز تکمیل نشده است.
مدیریت مهلت اسناد
زمان موردنیاز برای صدور، اصلاح یا تأیید سند در پرونده ثبت میشود. اسناد نزدیک به موعد برای اولویتبندی بهتر قابل شناسایی هستند.
نگهداری توضیحات و اصلاحات
نکات مرتبط با بازبینی سند کنار همان فایل نگهداری میشوند. این کار از گمشدن توضیحات اصلاحی در پیامها و مکاتبات جلوگیری میکند.
دسترسی کنترلشده کاربران
اسناد در چارچوب دسترسی کاربران مرتبط با فرایند قرار میگیرند. هر واحد به اطلاعات موردنیاز خود در همان پرونده دسترسی دارد.
اتصال سند به پرونده مشتری
هر فایل در ارتباط با مشتری، Booking و پرونده عملیاتی مرتبط نگهداری میشود تا تیم داخلی مرجع و سابقه سند را از دست ندهد.
فرایند یکپارچه
اتصال اسناد به Booking، عملیات و مالی
ارزش مدیریت سند زمانی بیشتر میشود که فایل از پرونده اجرایی جدا نباشد. سپند سند را در جریان رزرو، عملیات و امور مالی نگه میدارد.
رزرو و Booking
اطلاعات رزرو و محموله زمینه تهیه اسناد مرتبط را فراهم میکند و فایلها به همان Booking متصل باقی میمانند.
مشاهده ماژول Bookingعملیات حمل
تیم عملیات وضعیت و نسخه اسناد موردنیاز پرونده را در کنار سایر رویدادهای حمل مشاهده میکند.
مشاهده ماژول Operationمالی و حسابداری
اسناد فروش و فایلهای مالی در ارتباط با مشتری و پرونده حمل باقی میمانند تا واحد مالی ادامه فرایند را روی همان اطلاعات پیگیری کند.
مشاهده ماژول Financeمزیتهای عملیاتی
مزایای مدیریت یکپارچه اسناد حمل
مدیریت متمرکز اسناد، ریسک استفاده از نسخه نادرست را کاهش میدهد و مسئولیت، موعد و وضعیت هر فایل را برای تیم روشن نگه میدارد.
- تشخیص سریع آخرین نسخه سند
- کاهش ارسال فایل در پیامرسان
- دسترسی به تاریخچه اصلاحات
- کنترل وضعیت بررسی و تأیید
- تعیین روشن مسئول هر سند
- پیگیری مهلت صدور و اصلاح
- اتصال سند به پرونده حمل
- هماهنگی بهتر اسناد و عملیات
- دسترسی داخلی بر اساس سطح مجاز
مخاطبان ماژول
ماژول مدیریت اسناد مناسب چه شرکتهایی است؟
این ماژول برای مجموعههایی مناسب است که در هر پرونده حمل چندین سند، نسخه و مرحله تأیید را میان تیم و مشتری مدیریت میکنند.
شرکتهای فورواردری
برای نگهداری اسناد هر Booking و کنترل نسخههای اصلاحی.
شرکتهای حملونقل
برای اتصال فایلها و تأییدها به پرونده عملیاتی.
واحدهای اسناد
برای مدیریت مسئول، مهلت و وضعیت هر سند.
تیمهای عملیات
برای دسترسی سریع به اسناد معتبر پروندههای جاری.
شرکتهای بازرگانی
برای آرشیو اسناد مشتری و محموله در یک مرجع مشترک.
مجموعههای متکی به ایمیل
برای جایگزینی ارسالهای پراکنده با تاریخچه قابلردیابی.
راهنماها و راهکارهای مرتبط
از این ماژول در تصمیم و سناریوی درست استفاده کنید
هر لینک یک نیت مستقل دارد: راهنمای انتخاب برای مقایسه گزینهها و صفحه راهکار برای اجرای یک فرایند بینماژولی.
راهکار مدیریت بارنامه HBL و MBL
نسخه، تأیید، مسئول و آرشیو بارنامه را در بستر پرونده حمل ببینید.
مشاهده صفحهسؤالات متداول
سؤالات متداول درباره نرمافزار مدیریت اسناد حمل
پاسخ پرسشهای رایج درباره نسخه، تأیید، مهلت و ارتباط اسناد با پرونده حمل.
نرمافزار مدیریت اسناد حمل چیست؟
سیستمی برای نگهداری فایلها، کنترل نسخه، ثبت وضعیت تأیید، مسئول و مهلت اسناد مرتبط با مشتری و پرونده حمل است.
آیا نسخههای قبلی سند باقی میمانند؟
بله. سابقه نسخهها و اصلاحات نگهداری میشود تا نسخه جاری از فایلهای قبلی قابل تشخیص باشد.
میتوان برای سند مسئول و موعد تعیین کرد؟
بله. آمادهسازی، کنترل یا تأیید سند میتواند مسئول و زمان مشخص داشته باشد تا موارد نزدیک به موعد پیگیری شوند.
اسناد به Booking و عملیات متصل هستند؟
بله. هر سند میتواند در ارتباط با رزرو، مشتری و پرونده عملیاتی خود نگهداری شود.
مشتری به اسناد دسترسی دارد؟
اسنادی که شرکت برای مشتری مجاز میداند میتوانند از طریق پرتال مشتری در دسترس قرار گیرند.
فرایند اسناد شرکت خود را در سپند ببینید
در جلسه دمو، مسیر ثبت سند، کنترل نسخه، تأیید و اتصال آن به پرونده حمل را با نیازهای تیم شما بررسی میکنیم.