دمو و نیازسنجی محصول درخواست دمو و مشاورهدرخواست دمو
جدیدرهگیری محموله پورتال مشتریان پرتال سازمان

ایمیل عملیاتی؛ متصل به پرونده حمل از Inbox تا Timeline سپند

ماژول Email-to-Workflow سپند، ایمیل‌های شخصی و Inboxهای مشترک فروش و عملیات را از Microsoft 365، Gmail Workspace و IMAP دریافت می‌کند و متن، Thread، فرستنده، گیرنده و پیوست‌ها را در پرونده مرتبط نگه می‌دارد.

زیرساخت جاری، اتصال ایمیل و Timeline پرونده را پوشش می‌دهد. طبقه‌بندی محتوای ایمیل، استخراج اطلاعات از فایل‌ها و ساخت خودکار Inquiry یا Task در مرحله بعدی توسعه قرار دارند و در همین صفحه به‌صورت شفاف از قابلیت‌های فعال تفکیک شده‌اند.

درخواست دموی Email Workflow مشاهده امکانات فعال
نمای مفهومی اتصال Inbox سازمانی به Customer، Booking و Shipment در سپند
نمای مفهومی Email Workflow؛ دریافت ایمیل و اتصال آن به Timeline مشتری و پرونده حمل
مسئله و راهکار

چرا ایمیل عملیاتی باید بخشی از پرونده حمل باشد؟

در شرکت فورواردری، بخش زیادی از درخواست نرخ، تأیید رزرو، تغییر برنامه حرکت و دریافت سند از مسیر ایمیل انجام می‌شود. اگر این مکاتبات جدا از CRM و عملیات بمانند، تیم برای شناخت آخرین وضعیت باید میان Inbox، فایل و نرم‌افزار جابه‌جا شود.

چالش رایج کسب‌وکار

یک Subject ممکن است شماره Booking را داشته باشد، فایل ضمیمه می‌تواند BL باشد و متن ایمیل درباره پنج روز تأخیر خبر بدهد؛ اما وقتی این داده‌ها به پرونده Shipment متصل نیستند، دوباره‌کاری، پاسخ دیرهنگام و از دست رفتن اقدام بعدی محتمل است.

Inboxهای جدا از CRM

فروش، عملیات، صادرات و واردات هرکدام بخشی از مکاتبه مشتری را می‌بینند و تاریخچه کامل ارتباط در پرونده تجاری باقی نمی‌ماند.

جست‌وجوی دستی پرونده

کارشناس برای یافتن ایمیل یک Shipment میان Subjectها، فرستنده‌ها و فایل‌های ضمیمه جست‌وجو می‌کند و احتمال اتصال اشتباه افزایش می‌یابد.

اقدام بعدی بدون مالک

درخواست نرخ، اعلام تأخیر یا دریافت سند ممکن است خوانده شود، اما بدون Task دارای مسئول، اولویت و موعد مشخص پیگیری نشود.

  • یک Timeline برای ایمیل و پرونده حمل
  • دسترسی سریع‌تر به مکاتبات و پیوست‌ها
  • زیرساخت آماده برای اتوماسیون هوشمند
امکانات اصلی

امکانات فعال ماژول ایمیل سپند

قابلیت‌های P0، لایه قابل‌اعتماد اتصال و نگهداری ایمیل را می‌سازند تا مکاتبه سازمانی در همان فضای کاری Customer و Shipment قابل استفاده باشد.

01

اتصال Microsoft 365 و Outlook

حساب کاربر یا Inbox مشترک سازمان از مسیر Microsoft 365 به سپند متصل می‌شود و دسترسی هر اتصال مستقل مدیریت می‌شود.

02

اتصال Gmail Workspace

ایمیل سازمانی Google Workspace با نگهداری امن Token و امکان تمدید دسترسی برای همگام‌سازی Inbox و Sent متصل می‌شود.

03

پشتیبانی از IMAP و SMTP

برای سرویس‌های ایمیل اختصاصی، مشخصات IMAP دریافت و تنظیمات SMTP ارسال در سطح همان حساب سازمانی نگهداری می‌شوند.

04

Inbox شخصی و مشترک

علاوه بر ایمیل شخصی کاربر، آدرس‌هایی مانند sales@، operation@، export@ و import@ می‌توانند به‌عنوان Inbox تیمی تعریف شوند.

05

ذخیره Thread و پیوست‌ها

فرستنده، گیرندگان، CC، Subject، تاریخ، شناسه پیام، Thread و فایل‌های ضمیمه با ارتباط Provider نگهداری می‌شوند.

06

Timeline یکپارچه ارتباطات

ایمیل مرتبط در Timeline مشتری، Contact، Lead، Inquiry، Quotation، Booking و Shipment قابل بازیابی است.

07

تطبیق مشتری و مخاطب

آدرس ایمیل فرستنده و گیرندگان با اطلاعات Customer، Contact و Lead مقایسه می‌شود تا مکاتبه به رابطه تجاری درست متصل شود.

08

تطبیق با شماره‌های عملیاتی

کد استعلام، شماره Booking، شماره Shipment، BL و Container موجود در مکاتبه برای یافتن پرونده مرتبط استفاده می‌شوند.

09

جست‌وجوی متمرکز ایمیل

کاربر می‌تواند متن و مشخصات مکاتبه را جست‌وجو کند و ایمیل‌های متصل به موجودیت‌های مجاز را در یک نتیجه واحد ببیند.

10

امنیت و دسترسی تیمی

Credentialها رمزنگاری می‌شوند و مشاهده Inbox می‌تواند برای کاربر، گروه مشخص یا همه کاربران مجاز سازمان تنظیم شود.

مسیر Email-to-Workflow

یک مسیر ارتباطی؛ از ایمیل مشتری تا نتیجه مالی پرونده

چشم‌انداز ماژول این است که یک پیام عملیاتی بدون ثبت چندباره اطلاعات، در طول چرخه فروش و اجرای حمل جریان پیدا کند. مراحل سبز زیرساخت جاری‌اند و مراحل نقطه‌چین در Roadmap هوشمندسازی قرار دارند.

P1 · در مسیر توسعه

سناریوهای هوشمند مرحله بعد

در P1، محتوای متن و فایل‌های ضمیمه به رویداد ساختاریافته تبدیل می‌شود. این سناریوها در Roadmap هستند و جزو قابلیت‌های فعال P0 محسوب نمی‌شوند.

Roadmap محصول

دامنه تحویل؛ امروز چه چیزی فعال است و بعد چه می‌آید؟

Roadmap سه‌مرحله‌ای، مرز قابلیت جاری و توسعه آینده را روشن نگه می‌دارد تا ارزیابی محصول بر اساس واقعیت انجام شود.

داشبورد تصمیم‌گیری

شاخص‌های هدف برای کنترل پاسخ‌گویی ایمیلی

پس از تکمیل اتوماسیون P1، داشبورد این ماژول برای سنجش حجم ورودی، سرعت پاسخ و رویدادهای مهم طراحی می‌شود؛ این شاخص‌ها در نسخه P0 هنوز گزارش عملیاتی نهایی نیستند.

01

Inquiry ایجادشده از ایمیل

تعداد درخواست‌هایی که پس از طبقه‌بندی پیام به Inquiry ساختاریافته تبدیل شده‌اند.

02

ایمیل‌های بدون پاسخ

مکاتبات مشتری که بر اساس Thread و بازه SLA هنوز پاسخ تیم را دریافت نکرده‌اند.

03

زمان متوسط پاسخ

فاصله دریافت پیام مشتری تا اولین پاسخ معتبر کارشناس برای سنجش کیفیت سرویس.

04

Delay و Document دریافتی

تعداد اعلان‌های تأخیر و اسناد عملیاتی تشخیص‌داده‌شده در بازه گزارش.

فرایند یکپارچه

اتصال Email Workflow به CRM، فروش، اسناد و عملیات

ایمیل یک کانال جداگانه نیست؛ هر پیام باید در زمینه موجودیت اصلی خود دیده شود و ادامه کار را در ماژول تخصصی همان مرحله ممکن کند.

1

CRM و پرونده مشتری

آدرس فرستنده و گیرندگان برای تطبیق Customer، Contact یا Lead استفاده می‌شوند و Timeline ارتباط کامل‌تر می‌شود.

مشاهده ماژول CRM
2

Inquiry و Quotation

ایمیل درخواست نرخ می‌تواند به استعلام موجود متصل شود و در P1 مبنای ایجاد Inquiry و آماده‌سازی پیشنهاد قرار بگیرد.

مشاهده ماژول Sales
3

اسناد و پیوست‌ها

فایل‌های ایمیل در زمینه پرونده نگهداری می‌شوند و در P1 نوع‌هایی مانند BL، AWB، Invoice و Packing List تشخیص داده خواهند شد.

مشاهده ماژول Documents
4

Shipment و عملیات

شماره‌های عملیاتی پیام را به Booking یا Shipment مرتبط می‌کنند تا مکاتبه و رویداد حمل کنار هم دیده شوند.

مشاهده ماژول Operation
مزیت‌های عملیاتی

مزایای اتصال ایمیل به Workflow شرکت حمل‌ونقل

وقتی Inbox و پرونده حمل روی یک داده مشترک کار کنند، تیم زمان کمتری برای یافتن مکاتبه و ورود دوباره اطلاعات صرف می‌کند و زمینه تصمیم‌گیری روشن‌تر می‌شود.

  • تاریخچه واحد ارتباط با مشتری
  • کاهش جست‌وجو میان Inboxهای مختلف
  • اتصال پیوست به پرونده مرتبط
  • کاهش ورود تکراری اطلاعات
  • پشتیبانی از Inboxهای شخصی و مشترک
  • تفکیک دسترسی فروش و عملیات
  • رمزنگاری اطلاعات اتصال
  • جست‌وجو بر اساس شناسه‌های حمل
  • آمادگی برای Classification و Extraction هوشمند
مخاطبان ماژول

ماژول Email Workflow مناسب چه تیم‌هایی است؟

این ماژول برای سازمان‌هایی طراحی شده است که بخش مهمی از فروش و اجرای حمل آن‌ها از طریق ایمیل سازمانی انجام می‌شود.

شرکت‌های فورواردری

برای اتصال درخواست نرخ، Booking و اسناد دریافتی به پرونده واقعی حمل.

تیم‌های فروش حمل

برای دیدن مکاتبات مشتری در کنار Lead، Inquiry و پیشنهاد قیمت.

واحد عملیات

برای دسترسی سریع به تأیید Booking، تغییر برنامه حرکت و پیام‌های مرتبط با Shipment.

واحد صادرات و واردات

برای نگهداری Inboxهای مشترک و فایل‌های مبادله‌شده در زمینه پرونده درست.

مدیر خدمات مشتری

برای ارزیابی مسیر پاسخ‌گویی و جلوگیری از پراکندگی تاریخچه ارتباط.

تیم فناوری اطلاعات

برای تعریف اتصال، دسترسی Inbox، دامنه ذخیره‌سازی و نگهداری امن Credentialها.

سؤالات متداول

سؤالات متداول درباره اتصال ایمیل به سپند

پاسخ‌های روشن درباره سرویس‌های قابل اتصال، دسترسی، Timeline و مرز فعلی قابلیت‌های هوشمند.

چه سرویس‌های ایمیلی به سپند متصل می‌شوند؟

Microsoft 365 و Outlook، Gmail Workspace و سرویس‌های دارای IMAP پشتیبانی می‌شوند. تنظیمات SMTP نیز در سطح حساب برای مسیر ارسال نگهداری می‌شود.

آیا Inboxهای مشترک مانند sales@ و operation@ قابل اتصال‌اند؟

بله. حساب شخصی کاربر و Inboxهای مشترک سازمانی قابل تعریف‌اند و سطح مشاهده هر Inbox برای کاربر، گروه مشخص یا همه کاربران مجاز سازمان تنظیم می‌شود.

چه اطلاعاتی از ایمیل ذخیره می‌شود؟

فرستنده، گیرندگان، CC، Subject، تاریخ و زمان، شناسه Provider، Thread، متن پیام و مشخصات فایل‌های ضمیمه نگهداری می‌شوند.

ایمیل چگونه به مشتری یا Shipment متصل می‌شود؟

آدرس‌های ایمیل با Customer، Contact و Lead تطبیق داده می‌شوند. کد استعلام و شماره‌های Booking، Shipment، BL و Container نیز برای یافتن پرونده عملیاتی مرتبط استفاده می‌شوند.

آیا همه کاربران می‌توانند همه Inboxها را ببینند؟

خیر. دسترسی هر حساب ایمیل مستقل است و می‌تواند به مالک حساب، کاربران یا گروه‌های مشخص و مجوزهای همان سازمان محدود شود.

آیا سپند اکنون محتوای ایمیل را با AI طبقه‌بندی می‌کند؟

در دامنه P0، اتصال، همگام‌سازی، Timeline و تطبیق ساختاری پرونده فعال است. Classification محتوایی، استخراج فایل و ساخت خودکار Inquiry یا Task در P1 قرار دارد.

اطلاعات اتصال ایمیل چگونه محافظت می‌شود؟

Tokenها و Credentialهای اتصال به‌صورت رمزنگاری‌شده نگهداری می‌شوند و APIهای دریافت و Timeline نیز مرز سازمان و سطح دسترسی حساب را رعایت می‌کنند.

برای ارزیابی این ماژول چه سناریویی در دمو اجرا می‌شود؟

یک Inbox نمونه متصل می‌شود، ایمیل مشتری و پیوست آن همگام می‌شوند و سپس Timeline همان Customer یا Shipment و مرز دسترسی کاربران بررسی می‌شود.

Inbox عملیاتی شرکت خود را در سپند یکپارچه کنید

در جلسه دمو، اتصال ایمیل، Timeline مشتری و Shipment، سطح دسترسی Inbox و Roadmap هوشمندسازی را با یک سناریوی واقعی سازمان شما بررسی می‌کنیم.

درخواست دموی Email Workflow
مسیر ادامه بررسی

این موضوع در کدام بخش فرایند ادامه پیدا می‌کند؟

این مسیرها بر اساس ارتباط واقعی فرایندها انتخاب شده‌اند؛ هر لینک دامنه مستقل صفحه مقصد را توضیح می‌دهد.

جزئیات مدیریت رابطه، Lead و Follow-up مشتریان در مدیریت مشتریان شرکت حمل توضیح داده شده است. جزئیات محاسبه نرخ و آماده‌سازی پیشنهاد فروش در مدیریت نرخ و Quotation توضیح داده شده است. برای نگهداری و بازیابی فایل‌های پرونده حمل، مخزن اسناد فورواردری را بررسی کنید.

جزئیات اجرای انتهابه‌انتهای پرونده حمل در پرونده عملیاتی محموله توضیح داده شده است.

دمو و نیازسنجی محصول درخواست دمو و مشاورهدرخواست دمو